Tecnologías de documentos – Empowering Business Communication.

Tecnologías de documentos – Empowering Business Communication.

Hasta el advenimiento de sistemas de presentación electrónica y tecnologías de documentos, archivadores metálicos eran una parte indispensable del mobiliario de oficinas, escuelas y otras instituciones. Sin embargo, que empresas continúen cambiar a alternativas electrónicas seguros, rentables y fácil de usar, estos archivadores han sido relegados a tiendas de segunda mano.

A diferencia del caso con el papel de los documentos que se pueden acceder sólo durante horas y su toma una cantidad considerable de tiempo para buscar el documento requerido de documentos electrónicos se pueden ver en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta distribución de la información es una gran idea ya que permite a las personas con diferentes antecedentes y experiencias colectivamente para desarrollar un nuevo concepto, contribuir al conocimiento documentado, o incluso hacer modificaciones que exige nuevos conocimientos.

El ciclo de vida de un documento

Todo tipo de información, datos o documentos se crea para mejorar y mantener diferentes tipos de tareas intensivas en conocimiento, procedimientos o proyectos. Estos procedimientos de tecnologías del documento se combinan para crear el ciclo de vida de un documento. Los procedimientos son los siguientes:

* Capturar una idea

* Identificar su valor

* Adquirir los conocimientos

* Crear conceptos basados en la idea

* Organizar la idea en partes

* Seleccionar los segmentos más importantes

* Vincular la idea a los procedimientos de negocio

* Evaluar su efectividad

* Distribuir, revisar y refinar el conocimiento

* Permitir el acceso y recuperación de

Ventajas de las soluciones de documentación electrónicas

En cuanto a la cuestión de la técnica de almacenar archivos y documentos sin más complicaciones, no hay nada incluso cerca de la eficacia de las soluciones de captura electrónica de documentos. Los beneficios de esta técnica son numerosas. Tomemos un vistazo a algunos de ellos:

* Permite conocimientos valiosos a ser rápidamente accesibles en toda la organización.

* Desde el servidor web almacena toda su información, podrá acabar con esos pesados archivadores y así recuperar un montón de espacio.

* Tecnologías documento pueden reducir tareas redundantes por corte corta el ciclo de vida de documento.

* Con toda la información disponible en línea, socios y empleados pueden acceder a datos documentados de casi dondequiera en el mundo.

* Errores de fluencia generalmente en entradas de datos manual. Sin embargo, no hay ningún riesgo de este tipo de errores si utiliza tecnologías del documento de buena calidad.

* Sistema no ofrece la cantidad de la protección de sus datos como soluciones de documentos electrónicos. A diferencia de una barrera física como una cerradura se puede romper por cualquier persona, pero implica la protección electrónica resistente cortafuegos y protección de contraseña. Nadie puede acceder a sus documentos o datos confidenciales sin los detalles de inicio de sesión de tu cuenta. Incluso si alguien logra robar su computadora portátil, su información seguirá siendo segura en el servidor web. Por otro lado, gabinetes de almacenamiento ofrecen protección pobre ya que nadie puede entrar en él y acceder papeleo importante.

* Si sus módulos de formación y vídeos se almacenan en línea, ayuda a reducir los costos y el tiempo empleado para los empleados nueva formación. Simplemente estudiando los videos pueden aprender los entresijos de un proceso en particular.

* Acceso a los documentos almacenados fuera del sitio puede ser incómodo y lento. Sin embargo, documento tecnologías permiten acceder a la demanda los documentos.

* Empleados generalmente contribuyan con nuevas ideas y estrategias de marketing para sus empresas. Después de estos empleados dejan la empresa, este conocimiento puede consultarse por otros empleados y así utilizar para futuros proyectos.

Así como se puede ver, documento tecnologías permiten una comunicación efectiva de mensajes y conceptos entre las entidades y personas. Información valiosa puede así colaborativamente manejarse, utilizado para conectar a las personas y ayudar a crear redes de información.


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